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有源RFID智能文档在花旗银行总部成功应用

  1、实施背景

  花旗银行为金融银行界的翘首,总部300多名金融精英们一天调用的文档,平均800~1000份,为了各种项目各在办公室内寻找文件确实耗时低效。在时间就是金钱的真理面前,普通的文档管理员工资约为港币18000~30000元,里面共计5个管理员,每年银行就得花费几十万乃至上百万人力成本,用于文档管理库;而销售部门及金融分析部门、财会部门的更高人工的员工在文档中花费的隐形成本,就是天文数字。 激烈竞争的银行市场,他们不得不把寻找文档的苦恼公之于众,希望科技企业能他们杀出一条光明之道。

  宝荣盈丰(碧沙)科技深入分析,把流程的四大节点归结如下:

  (1)资料管理室无法跟踪文档外借所在员工处。 资料管理室只登记前往资料管理室(library)员工借还文档的记录。但是员工之间二次借用文档的记录,就无法实时更新,查询时存在信息盲区。 管理员或是员工只能通过OA邮件通知,寻找文件。
  (2)资料管理室每天面临海量借用记录需录入的工作量。手工录入容易出现输入错误。录入信息存在滞后性,检索的利用价值大大减低。
  (3)当员工休假或是外出公干,所有文档必须锁在抽屉中。 银行总部要求员工外出或是下班后,必须把文档放置进文件柜,并且关锁起来,每个员工存放的文件柜3~6个不等。但是所有文件存放的地方无法确认,即使其他员工获得上级批准权限取出文件,也需要费时寻找文档。
  (4)往往文档在丢失很长一段时间后,才重新寻找。但是无法根究原因出在二次借用的哪个环节,包括接手员工信息、时间、地点。

  2. SmartFile脱颖而出,成为花旗银行的应用方案

  原技术应用:花旗银行原采用最为传统的条码文档管理方式,在每个3.5寸硬件文件夹上,粘贴一个二维条码。然后使用Symbol手持的条码扫描仪一对一的扫读ID。而员工的录入信息是HF的员工卡输入。以此关联借还文档和员工的信息。

  而无源的文档管理虽成本低,但是却不能解决银行对文档实时定位和全天盘点的根本问题。

  宝荣盈丰(碧沙)科技研发的SmartFile方案是应用2.4GHz的RFID技术,大范围全向24hrs盘点,监控。使用有源功能,在标签上集成声光提示,把标签与文件一体化,方便寻找。实际测试中,文档放于铁皮柜,保险柜,也能被读写器的命令呼叫成功,并以声音回应。室内定位功能,十分适合应用于大型办公场所,软件中能看到巷道轨迹准确显示,定位精度高达3~5米,过去文档不见踪影的困扰一抹而去。

  该应用案例的亮点

  自系统启动到现今为止,花旗银行应用Smartfile,每天成功调用文档的时间从原来平均35分钟,提升到3分钟,而销售人员的工作效率大大提高。资料室管理员每天进行文档盘点只需30分钟,包括排查文档异常情况,资料室管理员共三名,足以应付300多名员工、上万份文档的管理工作量。

  革新变化

  花旗银行文档交接流程,从原来的纸签名,转变到系统定位自动记录。 
  资料室管理员从原来的条码扫描,手工整理,转变到一键获取文档使用报告。 
  OA邮件通知借用文档转变,直接调用Smartfile数据库,3分钟完成文档借用。

  用户长时间的使用,对有源RFID的性能得以充分肯定和满意。Smartfile的破天而出,让有源RFID的技术给文档管理的应用带来旋风式的变革。
 
 

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